Was heißt „Mailing-Kampagne kuvertieren lassen mit Portooptimierung“?
Sie liefern Adressdaten, Druckdaten und die Beilagen – APOOL WERKE druckt Adressen und Personalisierung selbst, kuvertiert maschinell oder von Hand, sortiert die Sendungen nach Leitregion und übergibt sie palettiert zur Einlieferung. Für eine Kampagne von 20.000 Sendungen rechnen Sie 2026 mit 5 bis 8 Arbeitstagen von der Datenübergabe bis zur Einlieferung; maschinelles Kuvertieren kostet als Richtwert 6 ct – 14 ct je Sendung, Handkuvertierung wird nach Stundensatz abgerechnet. Die Leistung im Detail: Kuvertieren und Mailings.
Portooptimierung bedeutet dabei nicht, dass wir Porto verkaufen: Die Postgebühren zahlen Sie direkt über Ihren Vertrag mit dem Zusteller. Wir sorgen dafür, dass die Sendung die Bedingungen für den günstigeren Tarif erfüllt – Format, Gewicht, Sortierung, Mindestmenge je Leitregion, Einlieferungsliste. Die aktuellen Portosätze und Rabattstufen nennt Ihnen der Zusteller; sie ändern sich jährlich, deshalb steht auf dieser Seite bewusst kein Betrag.
Schritt 1: Welche Daten braucht der Lettershop?
Ein Lettershop arbeitet mit drei Datenarten – Adressen, Druckdaten, Steuerdaten. Für einen reibungslosen Start am ersten Tag:
- Adressdatei als CSV oder Excel mit getrennten Spalten: Anrede, Vorname, Nachname, Firma, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land. Eine Spalte „Kundennummer“ oder „Sendungs-ID“ macht jede Sendung nachvollziehbar.
- Druckdaten als PDF für Anschreiben, Antwortkarte und Beilagen, mit markierten Variablenfeldern für die Personalisierung (Name, Kundennummer, Aktionscode).
- Steuerdaten: Welche Adresse bekommt welche Variante (Sprache, Segment, Beilage A oder B)? Eine Spalte „Variante“ in der Adressdatei genügt.
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bevor die erste Datei übertragen wird – die Vorlage schicken wir mit dem Angebot.
- Muster der fertigen Sendung oder ein Dummy, damit Kuvert, Beilagenreihenfolge und Fensterposition eindeutig sind.
Vor dem Druck prüfen wir die Datei auf Dubletten, fehlende PLZ und unvollständige Anschriften und schicken Ihnen die Liste der Auffälligkeiten – das kostet einen halben Tag und spart in der Regel 1 bis 3 % unzustellbare Sendungen.
Schritt 2: Wer druckt Adressen und Personalisierung?
Wir. Adressen und Personalisierung (Anschreiben mit Name, Kundennummer, Aktionscode, Barcode) drucken wir im eigenen Haus – Adressdruck auf das Anschreiben für Fensterkuverts, direkt auf das Kuvert oder auf Etiketten. Dadurch entfällt die Abstimmung zwischen Druckerei und Lettershop: Sie liefern die unpersonalisierten Beilagen von Ihrer Druckerei, die personalisierten Bestandteile entstehen bei uns aus Ihren Daten. Details und Preise: Adressieren, Personalisieren, Portooptimierung.
Vor dem Auflagendruck erhalten Sie fünf Andrucke mit realen Datensätzen aus Ihrer Datei als PDF oder Foto zur Freigabe – Umbruch bei langen Namen, Umlaute, Fensterposition. Erst nach Freigabe läuft die Auflage.
Schritt 3: Kuvertieren maschinell oder von Hand – was passt wann?
Maschinelles Kuvertieren ist günstiger je Sendung, Handkuvertierung ist flexibler bei Sonderformaten, dicken Beilagen und Warenproben. Die Grenze liegt in der Praxis bei der Zahl und Art der Beilagen:
| Kriterium | Maschinell | Von Hand |
|---|---|---|
| Kuvertformat | DIN lang, C5, C4 mit und ohne Fenster | Alle Formate, auch Kartonumschläge und Versandtaschen |
| Beilagen | Bis 4 flache Beilagen, gefalzt oder ungefalzt | Beliebig viele, auch Warenproben, Kugelschreiber, Booklets |
| Personalisierung | Anschreiben mit Adresse im Fenster, Barcode-Abgleich | Zuordnung Anschreiben ↔ Beilage nach Variante von Hand |
| Leistung | Mehrere tausend Sendungen je Stunde und Anlage | Praxiswert 300 bis 450 Sendungen je Stunde und Arbeitsplatz (8 Sekunden je Sendung) |
| Preis 2026 (Richtwert) | 6 ct – 14 ct je Sendung inkl. Adressdruck | 14,50 € – 19,00 € je Stunde, einfache Sendungen auch in Heimarbeit ab 11,50 € je Stunde |
| Typischer Einsatz | Kundenbrief, Katalogankündigung, Rechnungsbeilage | Probenversand, Goodie-Bag, Einladung mit Stoffmuster, Kleinauflage |
Richtwert-Hinweis: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Bei Kampagnen mit Warenproben kombinieren wir beides: Anschreiben und Flyer maschinell, die Probe von Hand dazu – siehe Warensendungen und Probenversand.
Schritt 4: Wie funktioniert die Sortierung nach Leitregion?
Die Portooptimierung beginnt in der Datei: Wir sortieren die Adressen nach Postleitzahl und fassen sie zu Leitregionen und Leitzonen zusammen, so wie der Zusteller es für seine Rabattstufen vorschreibt. Die Kuvertierung läuft dann in dieser Reihenfolge, die Sendungen werden je Leitregion gebündelt, mit Bundzetteln versehen und in Behältern oder auf Paletten gestapelt. Dazu erstellen wir die Einlieferungsliste mit Stückzahl je Region und Gesamtgewicht.
- Datei sortieren – nach PLZ, Leitregion, Leitzone; Mindestmengen je Stufe prüfen.
- Format und Gewicht sichern – Muster wiegen, Grenzen des gewählten Tarifs prüfen (ein Gramm über der Grenze verteuert die ganze Auflage).
- Kuvertieren in Sortierreihenfolge – Bündel je Leitregion mit Bundzettel.
- Einlieferungsliste – Stückzahlen, Gewicht, Einlieferungsdatum, Ihre Kundennummer beim Zusteller.
- Einlieferung – palettiert per Partnerspedition zur Einlieferungsstelle in Deutschland oder Österreich, in Ihrem Namen über Ihren Vertrag; die Post- oder Zustellgebühren rechnet der Zusteller direkt mit Ihnen ab.
Wie viel Sie sparen, hängt von Auflage, Format und Tarif ab – die Rabattstufen und Portosätze veröffentlicht der Zusteller. Unsere Erfahrung aus Kampagnen für Verlage und Handel: Ab einigen tausend Sendungen liegt die Ersparnis durch Vorsortierung deutlich über den Kosten der Sortierung selbst.
Wie sieht der Zeitplan in Tagen aus?
Für eine Kampagne von 20.000 Sendungen mit Anschreiben, zwei Beilagen und Antwortkarte – maschinell kuvertiert, Regelbetrieb ohne Wochenendzuschlag:
| Tag | Schritt | Wer |
|---|---|---|
| 0 | Anfrage mit Auflage, Format, Beilagen, Termin; Angebot binnen 24 Stunden; AV-Vertrag | Kunde / APOOL |
| 1 | Datenübergabe, Dublettenprüfung, Sortierung nach Leitregion, Andrucke zur Freigabe | APOOL |
| 1–2 | Abholung der Beilagen und Kuverts bei Ihrer Druckerei – organisiert binnen 24 Stunden über Partnerspedition | APOOL / Spedition |
| 2–3 | Wareneingang mit Foto, Personalisierungsdruck, Musterkuvert zur Freigabe | APOOL |
| 3–5 | Kuvertierung in Sortierreihenfolge, Bündeln je Leitregion, 100 % Ausgangskontrolle auf Vollständigkeit, Einlieferungsliste | APOOL |
| 5–6 | Transport zur Einlieferungsstelle, Übergabe mit Einlieferungsliste, Fotos der Paletten | Spedition / APOOL |
| 6–8 | Zustellung nach Laufzeit des gewählten Tarifs | Zusteller |
Handkuvertierung mit Warenproben verlängert Tag 3 bis 5 je nach Auflage um zwei bis vier Tage – bei bis zu 2.000 Stunden am Tag in den Hallen plus 3.000 Stunden Heimarbeit lassen sich auch 100.000 Sendungen in einer Woche kuvertieren. Eilkampagnen laufen mit 15 % Expresszuschlag unter 48 Stunden und mit 25 % Zuschlag am Wochenende – Richtwert 2026.
Was kostet eine Mailing-Kampagne 2026 beim Lettershop?
Die Kosten bestehen aus vier Positionen: Datenaufbereitung und Sortierung nach Stunden (14,50 € – 19,00 € je Stunde, meist 2 bis 4 Stunden je Kampagne), Personalisierungsdruck je Sendung nach Angebot, Kuvertierung (6 ct – 14 ct je Sendung maschinell oder Stundensatz von Hand) und Transport zur Einlieferungsstelle über die Partnerspedition. Porto kommt direkt vom Zusteller dazu. Alle Beträge sind Richtwerte 2026; das konkrete Angebot folgt nach Anfrage und Muster – die Übersicht steht auf der Seite Preise. Zum Vergleich der Arbeitskosten: Laut Eurostat, Arbeitskostenerhebung – Schätzung 2025, gerundet rund 43 € je Stunde in Deutschland gegenüber rund 20 € in Tschechien.
Wie geht es weiter?
Nennen Sie uns Auflage, Format, Zahl der Beilagen und den Wunschtermin über das Anfrageformular oder an info@apool.de – Sie erhalten binnen 24 Stunden ein Angebot mit Preis je Sendung, Zeitplan und Transport. Elisabeth Zachová klärt Datenformat, AV-Vertrag und Einlieferung auf Deutsch unter +420 604 373 376, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr. Wenn Ihre Kampagne Warenproben oder Sets enthält, übernehmen wir auch die Set-Bildung und die Kommissionierung und Lagerung der Restauflage – alles an einem Standort.
