Was bedeutet Datenerfassung auslagern – DSGVO-konform?
Datenerfassung auslagern heißt: Ein Dienstleister überträgt Ihre Adressen, Fragebögen, Belege oder Bestelllisten in Excel, Word oder Ihr System – und verarbeitet dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. DSGVO-konform ist das nur mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, dokumentierten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), Datenminimierung und vereinbarten Löschfristen. APOOL WERKE erledigt Datenerfassung an Büroarbeitsplätzen in Tschechien – innerhalb der EU, ohne Drittlandtransfer – zum Richtwert 2026 von 14,50 € – 19,00 € je Stunde. Die Leistung im Detail: Textverarbeitung und Datenerfassung.
Richtwert-Hinweis: Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Wann ist ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig?
Immer dann, wenn der Dienstleister personenbezogene Daten nach Ihrer Weisung verarbeitet – und das ist bei Datenerfassung praktisch immer der Fall: Name und Anschrift auf einer Antwortkarte, E-Mail-Adresse auf einem Gewinnspielformular, Kundennummer auf einem Rücksendeschein. Sie bleiben Verantwortlicher im Sinne der DSGVO, wir werden Auftragsverarbeiter. Der Vertrag muss nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO schriftlich oder elektronisch geschlossen werden und mindestens regeln:
- Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung – etwa „Erfassung von 15.000 Antwortkarten in Excel, Projektlaufzeit 4 Wochen“.
- Art der Daten und Kategorien betroffener Personen – Kontaktdaten von Endkunden, keine besonderen Kategorien nach Art. 9.
- Weisungsgebundenheit – wir verarbeiten nur nach Ihrer dokumentierten Weisung, kein eigener Zweck.
- Vertraulichkeit – alle beteiligten Mitarbeiter sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet.
- TOM nach Art. 32 – als Anlage zum Vertrag, siehe nächster Abschnitt.
- Unterauftragsverarbeiter – keine ohne Ihre vorherige Genehmigung; Datenerfassung läuft bei uns ausschließlich an eigenen Büroarbeitsplätzen, nicht in Heimarbeit.
- Unterstützung bei Betroffenenrechten und Meldepflichten – Auskunft, Löschung, Meldung einer Datenpanne binnen der vereinbarten Frist.
- Löschung oder Rückgabe nach Abschluss – mit schriftlicher Bestätigung.
- Kontrollrechte – Sie dürfen prüfen, auch vor Ort in Moravská Třebová.
Wir arbeiten mit einer AV-Vertragsvorlage, die diese Punkte abdeckt; genauso gut übernehmen wir Ihre Vorlage, wenn Ihr Datenschutzbeauftragter das vorzieht. Der Vertrag wird vor der ersten Datenübertragung unterschrieben – nicht danach.
Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen gehören dazu?
Art. 32 DSGVO verlangt ein Schutzniveau, das dem Risiko angemessen ist. Für Adress- und Kontaktdaten aus Mailings, Umfragen und Bestellungen setzen wir diese Maßnahmen um – sie stehen als Anlage im AV-Vertrag:
| Bereich | Maßnahme bei APOOL WERKE | Ziel nach Art. 32 |
|---|---|---|
| Zutritt | Datenerfassung nur in den Büroräumen der Zentrale, getrennt von Halle und Wareneingang; Besucher nur in Begleitung | Zutrittskontrolle |
| Zugang | Persönliche Benutzerkonten je Mitarbeiter, Passwortregeln, automatische Bildschirmsperre; keine privaten Geräte, keine USB-Datenträger | Zugangskontrolle |
| Zugriff | Nur das Projektteam sieht die Projektdaten; Freigabe je Auftrag, Entzug nach Abschluss | Zugriffskontrolle |
| Weitergabe | Datenaustausch über verschlüsselte Übertragung oder Ihren Kundenzugang, kein Versand als unverschlüsselter E-Mail-Anhang | Weitergabekontrolle |
| Eingabe | Erfassung mit Benutzerkennung und Zeitstempel je Datensatz – seit 2019 in unserer digitalen Auftragsführung | Eingabekontrolle |
| Verfügbarkeit | Tägliche Datensicherung der Projektordner, Wiederherstellung getestet | Verfügbarkeit |
| Trennung | Ein Projektordner je Kunde und Auftrag, keine Vermischung mit anderen Kunden | Trennungsgebot |
| Papier | Belege in verschlossenen Behältern, Rückgabe oder Vernichtung nach Vorgabe mit Protokoll | Vertraulichkeit |
Was wir nicht haben und nicht behaupten: eine Zertifizierung nach einer Datenschutz- oder Sicherheitsnorm. Was wir haben: einen dokumentierten Prozess, den Sie vor Ort prüfen können – genauso wie unsere Qualitätskontrolle in der Produktion.
Wie setzen wir Datenminimierung und Löschfristen um?
Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) beginnt bei Ihnen: Schicken Sie nur die Felder, die erfasst werden sollen. Bei Antwortkarten mit Unterschrift oder Geburtsdatum vereinbaren wir vorab, ob das Feld erfasst, geschwärzt oder ignoriert wird. Bei Belegen mit Bankdaten erfassen wir die Bankdaten nur, wenn das ausdrücklich Weisung ist.
Löschfristen stehen im AV-Vertrag als konkrete Zahl, nicht als „nach Projektende“. Unser Standard 2026: Digitale Projektdaten werden 30 Tage nach Ihrer Abnahme gelöscht – Zeit genug für Rückfragen und Stichproben –, Papierbelege gehen innerhalb derselben Frist zurück oder werden vernichtet. Kürzere Fristen (Löschung am Tag der Abnahme) sind möglich, längere nur auf Ihre schriftliche Weisung. Die Löschung bestätigen wir per E-Mail mit Datum, Datenumfang und Name des Verantwortlichen; das Löschprotokoll bleibt als Nachweis ohne personenbezogene Daten.
Wie läuft die Datenerfassung bei APOOL WERKE ab?
- Anfrage und Testdatei – Sie beschreiben die Aufgabe (Quelle, Zielformat, Felder, Menge, Termin) und schicken 20 bis 50 anonymisierte Beispiele. Angebot binnen 24 Stunden mit Stundenschätzung.
- AV-Vertrag und Erfassungsvorgabe – Vertrag unterschreiben, Feldliste mit Regeln festlegen: Schreibweise von Straßen, Umgang mit unleserlichen Feldern, Pflichtfelder, Dublettenregel.
- Übergabe der Daten – digital über verschlüsselte Übertragung oder Ihren Zugang; Papier per Partnerspedition oder Paket an die Zentrale, Wareneingang Mo–Fr 7:00–14:00 Uhr, Eingang mit Foto und Zählung dokumentiert.
- Testlauf – die ersten 100 bis 200 Datensätze erfasst ein Mitarbeiter, Sie prüfen die Datei und geben frei oder korrigieren die Vorgabe. Dauer 2–5 Tage.
- Erfassung – am Büroarbeitsplatz, je nach Menge mit einem bis zehn Mitarbeitern; Praxiswert 40 bis 80 Adressdatensätze je Stunde, bei Fragebögen mit Freitext weniger. Zwischenkontrolle: jeder zwanzigste Datensatz wird von einer zweiten Person gegen das Original geprüft.
- Abnahme und Löschung – Lieferung der Datei, Ihre Prüfung, Korrekturrunde falls nötig, Löschbestätigung nach Frist.
Was kostet Datenerfassung 2026?
Datenerfassung rechnen wir nach Stunden mit Nachweis je Arbeitsplatz ab: Richtwert 2026 14,50 € – 19,00 € je Stunde für Büroarbeitsplätze, inklusive Anleitung, Zwischenkontrolle und Löschung. Bei 60 Datensätzen je Stunde entspricht das je Adressdatensatz etwa 0,24 € – 0,32 €; ein Datensatz je Stunde mehr oder weniger verschiebt den Preis, deshalb messen wir die Zeit im Testlauf und nennen danach einen festen Preis je Datensatz. Termine unter 48 Stunden kosten 15 % Zuschlag, Wochenendarbeit 25 %. Zum Vergleich: Laut Eurostat, Arbeitskostenerhebung – Schätzung 2025, gerundet liegen die Arbeitskosten je Stunde in Deutschland bei rund 43 €, in Tschechien bei rund 20 €. Alle Sätze auf der Seite Preise.
Nicht im Stundensatz enthalten: der Transport von Papierbelegen (Partnerspedition, nach Entfernung) und Softwarelizenzen, falls Sie die Erfassung in Ihrem eigenen System wünschen – dann arbeiten wir über Ihren Zugang.
Welche Aufgaben eignen sich für ausgelagerte Datenerfassung?
Alles, was regelbasiert und in Menge anfällt: Antwortkarten und Gewinnspielformulare aus Mailings, Adressabgleich und Dublettenbereinigung, Übertragung von Bestell- und Retourenlisten, Fragebögen und Umfragen, Produktdaten für Onlineshops aus Katalogen, Internetrecherche von Firmenadressen nach Vorgabe. Für Verlage und Agenturen verbinden wir die Erfassung mit dem Mailing: Antwortkarten kommen aus der Kampagne zurück, wir erfassen sie und liefern die Datei für die nächste Welle – siehe Adressieren und Personalisieren. Nicht geeignet sind Daten besonderer Kategorien nach Art. 9 DSGVO (Gesundheit, Religion) und Aufgaben, die fachliche Bewertung statt Übertragung verlangen.
Wie geht es weiter?
Beschreiben Sie Quelle, Zielformat, Menge und Termin über das Anfrageformular oder an info@apool.de – bitte ohne personenbezogene Daten im ersten Schritt; anonymisierte Beispiele genügen. Sie erhalten binnen 24 Stunden ein Angebot mit Stundenschätzung und die AV-Vertragsvorlage. Elisabeth Zachová beantwortet Fragen zu Vertrag, TOM und Ablauf auf Deutsch unter +420 604 373 376, Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr. Wer neben der Erfassung auch Belege sortieren oder Rückläufer auspacken lässt, kombiniert das mit unserer Sortierung und Qualitätskontrolle und der Lagerung am selben Standort.
