Set-Bildung für Aktionen: Checkliste vor dem Start – Stückliste, Verpackung, EAN, Muster, Termine, Transport

Was gehört vor dem Start einer Set-Bildung geklärt?

Sechs Dinge: Stückliste, Verpackung, Etiketten und EAN, Muster, Termine und Transport. Sind sie vor dem Start geklärt, läuft eine Set-Bildung mit 10.000 Aktionspaketen bei APOOL WERKE in wenigen Tagen durch – 2026 als Richtwert für 35 ct – 70 ct je Set aus drei Teilen inklusive Karton. Fehlt eines davon, steht die Ware am Packtisch, und jede Rückfrage kostet Stunden. Diese Checkliste ist die Liste, die Elisabeth Zachová bei jeder Anfrage abfragt – Sie können sie vorher selbst durchgehen.

Checkliste 1: Stimmt die Stückliste?

Die Stückliste ist die Vorgabe, gegen die gezählt, gepackt und kontrolliert wird. Sie enthält je Set jeden Bestandteil mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Variante und Herkunft.

1. Jedes Teil mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge je Set und EAN – auch Beilagen wie Flyer, Gutscheinkarte, Einleger und Füllmaterial.
2. Varianten eindeutig: Farbe, Duft, Größe, Sprachversion. Ein „Set blau“ und ein „Set rot“ sind zwei Stücklisten.
3. Lieferant je Teil und geplanter Anliefertermin – Ware aus drei Quellen kommt selten am selben Tag.
4. Reserve je Teil: Bei Kleinteilen und Beilagen mindestens 2 % über der Setmenge, bei empfindlichen Produkten 3 %.
5. Was mit Restmengen passiert: zurück, einlagern oder entsorgen.

Checkliste 2: Ist die Verpackung festgelegt?

Die Verpackung entscheidet über Sekunden je Set und damit über den Preis. Ein Faltkarton mit Automatikboden ist in drei Sekunden aufgerichtet, ein Stülpkarton mit Einleger braucht zehn.

• Umverpackung: Faltschachtel, Stülpkarton, Beutel, Schrumpffolie oder Banderole – mit Maßen und Muster.
• Innenleben: Einleger, Tiefziehteil, Papierpolster, Reihenfolge der Teile im Karton.
• Verschluss: Klebepunkt, Siegeletikett, Folie, Schrumpf – siehe Schrumpfverpackung.
• Versandkarton: Anzahl Sets je Karton, Kartonmaß, Lagenbild auf der Euro-Palette, Stapelhöhe.
• Wer liefert das Material: Sie oder wir. Beschaffen wir Kartons, Beutel oder Folie, kommt ein Aufschlag von 8 % für Beschaffung und Handling auf den Materialpreis.

Checkliste 3: Sind Etiketten und EAN geklärt?

Der häufigste Grund für Reklamationen vom Handel ist nicht das Set, sondern der Code darauf. Ein Set braucht eine eigene EAN – die Codes der Einzelteile müssen abgedeckt oder unlesbar sein, sonst scannt die Kasse das falsche Produkt.

1. Set-EAN vergeben und als Etikett oder Aufdruck vorhanden; Einzel-EAN verdeckt oder im Karton.
2. Etikettenposition und -ausrichtung auf dem Muster markiert – „vorne unten rechts“ ist keine Vorgabe, ein Foto schon.
3. Pflichtangaben je Land: Inhaltsangabe, Chargennummer, Mindesthaltbarkeit, Warnhinweise, Sprachen für Deutschland und Österreich.
4. Kartonetikett mit Set-EAN, Menge je Karton, Charge; Palettenetikett nach Vorgabe Ihres Handelspartners.
5. Etiketten geliefert oder Druckdaten mit Rollenformat – Etikettieren kostet als Richtwert 2026 4 ct – 10 ct je Etikett zusätzlich zum Set-Preis; Details auf der Leistungsseite Etikettieren und Preisauszeichnen.

Checkliste 4: Gibt es ein freigegebenes Muster?

Ohne freigegebenes Erstmuster gibt es keinen Stückpreis und keinen Maßstab für die Kontrolle. APOOL WERKE fertigt das Muster in 2–5 Tagen nach Wareneingang, fotografiert es von allen Seiten, wiegt es und schickt Ihnen Fotos und Gewicht zur Freigabe. Das Gewicht wird später zur Kontrolle jedes Sets genutzt: Fehlt ein Teil, fällt das Set an der Waage auf. Klären Sie vor der Freigabe:

• Wer bei Ihnen freigeben darf – und wer vertritt, wenn diese Person im Urlaub ist.
• Ob das Muster auch dem Handelspartner vorgelegt werden muss (Aktionen mit Listung brauchen oft dessen Freigabe).
• Ob Foto-Freigabe reicht oder ein Muster per Paket zu Ihnen geht (plus zwei Tage).

Was das Erstmuster in der Lohnfertigung genau umfasst, erklärt das Lexikon unter Erstmuster und EMPB.

Checkliste 5: Passen die Termine?

Für Weihnachtsaktionen gilt: Anfrage im Juni, Muster im Sommer, Produktion August bis Oktober. Kurzfristige Aktionen sind über Wochenendproduktion mit 25 % Zuschlag und Express unter 48 Stunden mit 15 % möglich – Richtwert 2026. Wie Sets und Bundles in der Halle gebildet werden, steht auf der Leistungsseite Set- und Bundle-Bildung.

Checkliste 6: Ist der Transport geplant?

• Abholorte aller Teile mit Ansprechpartner, Ladezeiten und Palettenzahl – wir organisieren die Abholung über Partnerspeditionen binnen 24 Stunden.
• Zielort der fertigen Sets: Ihr Lager, das Zentrallager des Handels oder mehrere Filialen (dann Filialliste wie bei Displays).
• Anlieferfenster und Avisierungsregeln des Empfängers – Zentralläger des Handels nehmen ohne Avis nichts an.
• Palettentyp und Tausch: Euro-Palette, Einwegpalette, Palettentausch ja oder nein – siehe Europalette.
• Richtwert 2026: Stückgut ab 85 € je Palette und Richtung, Komplett-LKW mit 33 Paletten ab 250 € zuzüglich Kilometer.
• Zwischenlagerung bis zum Abruf: 7,50 € – 11,00 € je Palette und Monat, Ein- und Auslagerung 4,00 € – 7,00 € je Palette.

Was kostet eine Set-Bildung – Rechenbeispiel mit 10.000 Sets?

Ein Kosmetikhersteller aus Baden-Württemberg lässt 10.000 Aktionssets aus drei Produkten mit Einleger im Faltkarton bilden, Material beigestellt. Richtwerte 2026:

Zum Vergleich der Stundenweg: 45 Sekunden je Set ergeben rund 125 Stunden zu 14,50 € – 19,00 €, also 1.812 € – 2.375 € – die Stückpreis-Spanne bildet genau das ab, plus das Risiko, das wir beim Festpreis übernehmen. Das konkrete Angebot mit Frachtpreis erhalten Sie nach Anfrage und Muster; alle Richtwerte stehen auf der Preisseite.

Wie geht es weiter?

Gehen Sie die sechs Punkte durch und schicken Sie uns über das Anfrageformular, was schon feststeht – Stückliste, Foto oder Muster, Menge, Termin und Abholort. Offene Punkte klärt Elisabeth Zachová mit Ihnen am Telefon unter +420 604 373 376 (Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr) oder per E-Mail an info@apool.de; das Angebot kommt binnen 24 Stunden. Wenn Ihre Aktion auch Drucksachen umfasst – Einleger, Gutscheinkarten, Aufsteller –, übernimmt unser Bereich Konfektionierung das Falzen und Kleben im selben Auftrag; für Sets, die direkt an Filialen gehen, sorgt Kommissionierung und Logistik.